Q & A for arrangører

Vi hjælper dig på vej

Q & A for arrangører

Hvad vil det sige at være arrangør?

Som arrangør er du med til at skabe indholdet på en af Klimafolkemødets scener. Du kan deltage ved at arrangere og facilitere et eller flere arrangementer på scenerne, ved at afholde workshops eller events. Hvis du har andre gode ideer, så kontakt gerne sekretariatet.

Alle kan søge om at blive arrangør på Klimafolkemødet. Det vil sige, at både virksomheder, NGO’er, organisationer, fagfolk og private kan blive arrangører.

Hvordan bliver jeg arrangør?

Alle interesserede kan sende en eller flere ansøgninger til arrangementer, som de ønsker at skabe til Klimafolkemødets scener.

Men da vi modtager langt flere ansøgninger end der er scenepladser til, udvælger vi sammen med et fagligt panel de ansøgninger, der skal gå videre til programmet. Derfor er det vigtigt, at du sender en gennemarbejdet ansøgning til os og giver os et klart billede af, hvad du vil bruge scenetiden til.

Hvilke krav er der til arrangører?

Som arrangør betaler du ikke for at holde et  arrangement, men vi har nogle krav, som du skal forholde dig til, når du planlægger dit arrangement:

• Debatter og samtaler på scenerne må max. vare 45 minutter – inkl. spørgsmål fra publikum
• Vidensoplæg på Gul kan vare 15 eller 30 min. Oplæggene her er tænkt som en TED talk, bare uden skærm, hvor konkret viden, forskning eller en handling præsenteres
• Tænk over mangfoldighed ved arrangementet fx i forhold til køn, etnicitet, politisk og religiøs orientering, social baggrund og så videre
• Pas på med, at deltagerne ikke er for enige. Der skal være en forskellighed i sammensætningen for at sikre dynamik
• Vores erfaring er, at arrangementet bliver bedre af, at deltagerne foran scenen bliver inddraget. Det er derfor et krav at publikum foran scenen inddrages
• Vi er en svanemærket event og arbejder på at skabe en affaldsfri event. Derfor er det ikke tilladt at uddele materialer, som for eksempel balloner, flyers og brochurer, reklamegaver, gavekort, klistermærker og lignende
• Du er ansvarlig for at markedsføre dine arrangementer og deltagelse på Klimafolkemødet. Vi kan ikke markedsføre enkelte arrangementer
• Vær opmærksom på, at scenerne har forskellige størrelser. Det betyder, at der er en begrænsning af, hvor mange aktører du kan invitere med til dit arrangement

Vigtige deadlines

Klimafolkemødet er noget vi giver til hinanden – og for at give alle en god oplevelse, er vi afhængige af, at deadlines overholdes.

Det giver dig som arrangør arbejdsro til at planlægge og udvikle dit arrangement og Klimafolkemødet kan bruge dine oplysninger til bl.a. markedsføring, planlægning af afvikling af pop-up events, lydprøver omkring scenerne og meget mere.

Derfor er der en række deadlines, som vi beder alle arrangører om at overholde:

• 10. december 2025 Ansøgning til programmet 2026 åbner

• 15. februar Ansøgning til programmet 2026 lukker

• 20. marts Ansøgere får svar på ansøgning(er)

• 27. marts Sidste frist for arrangører at takke ja eller nej til tilbudt scenetid

• 31. maj Arrangementets indhold skal være færdigt og tastet ind i vores programsystem 

• 1. juni Klimafolkemødets program og oversigten over boder offentliggøres

• 2. august Sidste frist for at ændre i arrangementets overskrift, beskrivelse paneldeltagere og moderator

• 27. august Klimafolkemødet 2026 åbner kl. 10.00

Aflysning af arrangement

Der kan være forskellige årsager til, at det kan være nødvendigt at aflyse din deltagelse og dit arrangement. 

Bliver du og din organisation forhindret i at deltage, send os en besked hurtigst muligt via klimafolkemode@middelfart.dk.

Det kan du gøre gratis til og med søndag den 2. august 2026. Aflysninger herefter vil blive opkrævet et gebyr på 5.000 kr., som går til dækning af de praktiske opgaver, der opstår i forbindelse med en sen aflysning.

Scenerne på Klimafolkemødet

Klimafolkemødet har en række forskellige scener, som varierer i størrelse og mulighed for, hvad der kan finde sted på scenen.

Nogle scener bruges kun til debatter og samtaler, mens andre scener udelukkende bruges til workshops.

Du kan læse mere om vores scener, udstyr og mulighederne via dette link.

Debat, samtale, workshop eller…

Et arrangement på Klimafolkemødets scener kan planlægges på forskellige måder. Men tag stilling til, hvilken type arrangement du vil ansøge om og skabe.

Hvis du for eksempel vil lave en debat, er det vigtigt, at du sammensætter et mangfoldigt panel, der adskiller sig i alder, køn, uddannelse og holdning. Er dit panel for enige, skaber du ikke en debat, men mere en samtale. Og det er der ikke noget galt i. Vi elsker samtaler, og har flere scener, der egner sig godt til den nærværende og reflekterende samtale. 

Dog er det vigtigt, at du holder fast i den type arrangement du ansøger om. Ansøger du for eksempel om at lave en workshop, vil vi lægge dit arrangement i en af vores workshop-scener.

Ændrer du efterfølgende mening, og vil ændre din workshop til en debat, vil den ikke kunne afholdes på workshop-scenen, da scenen ikke er udstyret til debatter og samtaler. Kort sagt, så er det meget vigtigt, at du læser mere om, hvad scenerne kan og derefter peger på en scene i ansøgningen.

Hvilke temaer taler vi om?

På Klimafolkemødet taler vi om 18 temaer. Du kan selvfølgelig også lave indhold til et andet tema. Temaerne er først og fremmest tænkt som en orienteringshjælp for publikum, der lægger deres eget program og skal orientere sig i over 450 programpunkter. Derfor beder vi alle bodholdere og arrangører om at definere et overordnet tema for deres indhold. 

Du kan læse mere om temaerne her.

Hvilket udstyr er der på scenen?

Læs mere om, hvordan de enkelte scener er indrettet, hvor mange mikrofoner der er og hvilke arrangementer de forskellige scener er egnet til.

OBS: Det er ikke muligt at få flere mikrofoner til scenerne. Vil du optage lydsporet af din debat, skal du selv medbringe et passende stik til mikserpulten, som typisk vil være et XLR-stik.  

Moderators rolle på scenen

På scenerne er der ikke tilknyttet en fast moderator til arrangementerne*. Alle arrangører, der har et arrangement på en af debat-og samtalescenerne, skal selv finde og lave en aftale med en moderator.

Baseret på vores erfaring er den gode moderator:

• Vant til at styre en debat eller samtale
• Vant til at engagere deltagerne foran scenen
• Kan skære igennem, hvis publikum ikke stiller spørgsmål, men holder enetaler uden relation til arrangementet
• Moderator ikke med for at promovere eget produkt eller sig selv

I vores debattørliste kan du måske finde en moderator, som passer til dit arrangement. Du skal selv kontakt og afholde evt. udgifter til din moderator. Se listen her, og hold gerne øje med den, da der hele tiden kommer nye profiler til. 

*Eneste undtagelse er Gul, hvor en fast konferencier præsenterer næste oplægsholder og sørger for at tiderne overholdes på scenen. Så medbring IKKE en moderator til Gul, da det vil forstyrre mere end gavne.

Hvem er Klimafolkemødets besøgende?

Klimafolkemødet er for alle. Private, fagfolk, skole- og gymnasieelever, beslutningstagere, virksomheder og NGO’er. Alle er velkomne.

Vores erfaring er, at der er flest fagfolk, virksomheder og beslutningstagere torsdag og fredag, mens der er flest private fredag eftermiddag og lørdag.

Brugerportalen: Informationer om arrangementerne

I Klimafolkemødets brugerportal indtaster du informationerne til dit arrangement. Du kan frem til afvikling opdatere og justere på indholdet. 

Vær opmærksom på, at systemet ikke tillader lange overskrifter og beskrivelser. Din tekst skal fungere på digitale enheder, som vores website og app – skriv derfor kort og kontant. 

Kontaktpersonen der ansøgte om et arrangement bliver tilknyttet til brugerportalen. Kontakt os, hvis der sker ændringer med kontaktpersonen. 

Ønsker du at din overskrift og paneldeltagernes navne fremgår af sceneprogrammerne, der hænger foran scenerne? Så er sidste frist for at indsende opdaterede informationer mandag den 3. august. 

Markedsføring af din event

Klimafolkemødet kan ikke markedsføre enkelte arrangementer. Vi står for den overordnede kommunikation og markedsføring af hele begivenheden samt praktikken omkring Klimafolkemødet.

Vi forventer, at alle arrangører markedsfører deres egne arrangementer på scenerne overfor eget netværk, kolleger, fagfæller og samarbejdspartnere. 

Klimafolkemødets logo og billeder

I forbindelse med markedsføring af dit arrangement på Klimafolkemødet er du velkommen til at bruge vores logo og billeder fra tidligere år. 

Klimafolkemødets logo kan downloades via dette link.

Billeder til markedsføring kan frit downloades fra vores hjemmeside. Husk kreditering af fotografen, som fremgår af det enkelte billede. 

Hvilke forsikringer kræver det at deltage?

Ansvaret for indhold og genstande, påhviler dig som arrangør. Klimafolkemødet har ikke erstatningspligt for bortkomne genstande. I er derfor også selv ansvarlige for at have de nødvendige samt lovpligtige forsikringer, som jeres deltagelse ved Klimafolkemødet kræver.

Her finder du Klimafolkemødets plads

Klimafolkemødet finder sted langs med og omkring Havnegade i Middelfart. 

Kommer du med tog eller bus? Gå ned ad Jernbanegade i retning af Havnegade og KulturØen, så kommer du direkte ned på Klimafolkemødets plads. Kommer du i bil? Sæt din GPS til P-huset på Havnegade 2 og følg skiltning for parkering. P-huset ligger i forlængelse af Havnegade.

Transport til Klimafolkemødet

Flere veje fører til Middelfart.

Fra stationen, hvor både tog og bus stopper, er der kort vej til Klimafolkemødets plads. Hold øje med DSBs orange billetter samt FynBus og Sydtrafiks køreplaner.

Kommer du i bil opfordrer vi til, at du fylder bilen. Kør med din kollega, ven eller spørg fællesskabet på LinkedIn, om der er nogle, der har brug for et lift til Middelfart.

Overnatning i Middelfart

Der er pres på overnatningsmulighederne i Middelfart i forbindelse med Klimafolkemødet. Det kan derfor være en fordel at booke din overnatningsmulighed tidligt. Uanset om du er til slot eller shelter, kan du læse mere om mulighederne her.

Åbningstider

Klimafolkemødepladsen åbner klokken 9 alle dage. Boderne åbner kl. 10. De sidste debatter og workshops i teltene slutter omkring klokken 18, lørdag dog kl. 15. Torsdag og fredag aften kan du opleve koncerter og kulturprogrammet. Pladsen er åben til den sidste gæst går hjem.

Åbningstider i boderne:

Torsdag: 10-18
Fredag: 10-18
Lørdag: 10-15

Flere spørgsmål?

Hvis du har yderligere spørgsmål kontakt Klimafolkemødets sekretariat på klimafolkemode@middelfart.dk